Ketika stok di gudang A terlihat aman, tetapi tim fulfillment di gudang B justru kehabisan barang, masalahnya jarang hanya soal “jumlah stok”. Biasanya yang salah adalah cara stok dicatat, dipindah, dan disinkronkan antar lokasi. Dengan manajemen stok multi lokasi yang tertata, Anda bisa mengurangi selisih stok, memperkecil pembatalan pesanan, dan membuat keputusan replenishment yang konsisten berdasarkan data.
Apa penyebab stok lintas gudang tidak akurat
Akurasi lintas gudang menurun bukan karena tim tidak bekerja keras, melainkan karena proses yang memungkinkan inkonsistensi. Begitu ada lebih dari satu lokasi penyimpanan, muncul sumber perubahan stok yang berjalan paralel dan mudah tidak terkontrol tanpa aturan transaksi yang jelas.
Penyebab paling umum adalah transfer antar gudang yang tercatat terlambat atau tidak tercatat sama sekali. Misalnya, barang dikirim dari Jakarta ke Surabaya agar memenuhi SLA marketplace, namun sistem baru diperbarui setelah penerimaan; selama perjalanan, stok tampak hilang atau masih terlihat tersedia di gudang asal.
Masalah lain muncul dari definisi lokasi yang terlalu umum. Jika tim hanya menulis “Gudang A” tanpa rak atau bin yang spesifik, picking memicu koreksi manual, dan angka stok jadi hasil penyesuaian, bukan transaksi.
- Stok inbound belum dipisahkan dari stok available (barang datang tapi belum lulus QC).
- Retur pelanggan tercampur dengan stok jual sebelum melewati pemeriksaan.
- Perbedaan satuan (pcs, pack, dus) tidak distandardisasi antar gudang.
- Penjualan omnichannel membuat alokasi stok tidak seragam antar lokasi.
- Stock opname dilakukan dengan metode dan jadwal berbeda di tiap gudang.
Setelah akar masalah teridentifikasi, solusi utamanya adalah memastikan setiap pergerakan stok dicatat sebagai transaksi, bukan lewat chat, spreadsheet, atau ingatan.
Pilar sistem multi lokasi untuk angka stok yang dapat dipercaya
Manajemen stok multi lokasi yang efektif dibangun atas beberapa pilar data yang sederhana namun tegas. Tujuannya bukan menambah pekerjaan, melainkan menghilangkan area abu-abu yang kerap memicu koreksi manual.
Pertama, tentukan hierarki lokasi secara konsisten: gudang, zona, rak/bin, dan status stok. Status seperti “On Hand”, “Reserved”, “In Transit”, dan “QC Hold” (atau istilah internal Anda) membuat ketersediaan jual lebih jelas saat terjadi lonjakan pesanan.
Kedua, pakai satu master data item untuk semua gudang. SKU, barcode, satuan, varian, serta batch/lot dan tanggal kedaluwarsa bila relevan harus sama agar konversi dan pelacakan seragam di tiap lokasi.
Ketiga, setiap jenis pergerakan harus punya tipe transaksi yang spesifik. Berikut kerangka transaksi yang paling berdampak pada akurasi:
- Penerimaan (GRN) per gudang dan per dokumen, dipisah dari putaway.
- Putaway ke bin yang jelas agar picking tidak mengandalkan “kira-kira”.
- Picking dan packing yang menurunkan stok dari lokasi yang benar.
- Transfer antar gudang dengan dua tahap: kirim dan terima (in transit di antaranya).
- Penyesuaian stok (adjustment) dengan alasan, otorisasi, dan jejak audit.
Keempat, alokasi pesanan perlu mengikuti logika yang disepakati. Misalnya, pesanan Jabodetabek dialokasikan ke gudang terdekat jika stok tersedia, sementara item fast-moving dapat memiliki safety stock per gudang agar tidak tersedot oleh kanal lain.
Jika pilar ini diterapkan, angka stok lintas gudang berubah dari sekadar tampilan di layar menjadi catatan transaksi yang dapat ditelusuri, sehingga investigasi selisih menjadi lebih cepat.
Alur operasional yang menjaga akurasi: transfer, reservasi, dan audit
Setelah fondasi data siap, langkah berikutnya adalah menyusun alur kerja yang jelas. Banyak organisasi punya sistem, tetapi prosesnya masih memungkinkan jalan pintas yang merusak akurasi.
Untuk transfer antar gudang, perlakukan seperti pengiriman internal. Buat dokumen transfer, lakukan picking di gudang asal, lalu ubah status stok menjadi “in transit” supaya tidak terjual dua kali; saat gudang tujuan menerima, lakukan receiving dan putaway untuk menyelesaikan transfer.
Reservasi stok juga harus tegas, terutama untuk pesanan marketplace yang butuh kecepatan. Idealnya, saat pesanan masuk, stok langsung berstatus “reserved” di gudang yang akan fulfill; menunggu sampai picking diproses meningkatkan risiko oversell ketika pesanan datang bersamaan dari beberapa kanal.
Untuk mengurangi ketergantungan pada stock opname tahunan, terapkan cycle count berbasis risiko. Item fast-moving, bernilai tinggi, dan yang sering retur sebaiknya dihitung lebih sering, dengan hasil yang segera memicu investigasi jika ada selisih.
Contoh sederhana: dua gudang (Bandung dan Semarang) menyimpan aksesori ponsel yang sama. Saat promo 9.9 banyak transfer mendadak; tanpa status “in transit”, gudang asal masih terlihat punya stok dan sistem menerima pesanan, lalu tim harus membatalkan atau membagi pengiriman, biaya naik dan rating toko turun.
Batasi adjustment sebagai jalur darurat, bukan proses harian. Jika adjustment sering terjadi, gunakan itu sebagai indikator untuk memperbaiki titik kebocoran, misalnya putaway yang tidak disiplin atau retur yang tidak terisolasi.
Kolaborasi tim dan kontrol akses agar data tidak saling bertubrakan
Akurasi lintas gudang bukan hanya urusan gudang, tetapi juga terkait siapa yang boleh mengubah data. Ketika banyak orang bisa mengedit stok tanpa aturan, angka akan cepat menyimpang meski SOP sudah ada.
Praktik umum adalah role-based access. Operator receiving hanya bisa membuat penerimaan dan putaway, picker hanya memproses picking/packing, sementara adjustment memerlukan otorisasi supervisor dengan alasan dari daftar yang disepakati.
Jejak audit (siapa, kapan, transaksi apa) mempercepat investigasi. Ketika ada selisih 12 pcs pada SKU tertentu di gudang Surabaya, Anda bisa menelusuri transaksi terakhir untuk melihat apakah ada transfer yang belum diterima atau retur yang tertahan QC.
Di banyak operasi, masalah juga muncul dari kerja paralel: tim gudang, admin marketplace, dan tim procurement mengubah data yang sama. Pengaturan kolaborasi dan hak akses yang rapi membantu, misalnya dengan pendekatan seperti yang dibahas pada akses multi-user dan pembagian peran kerja agar update stok tidak saling menimpa.
Jika Anda ingin mengukur dampaknya secara objektif, pantau metrik seperti inventory accuracy (%), shrinkage, jumlah oversell/cancel, dan lead time transfer. Perbaikan proses multi lokasi biasanya cepat terlihat dari berkurangnya cancel dan adjustment.
Dengan transaksi yang disiplin, status stok yang jelas, dan kontrol akses yang tepat, akurasi lintas gudang menjadi hasil sistem, bukan heroik individu.
Mulailah dari pemetaan alur transfer dan status stok, lalu rapikan master data yang paling sering bergerak.
Optimalkan operasi multi-gudang: KartuStok.com