Stok yang terlihat aman di dashboard bisa tetap berantakan di lapangan ketika arus barang cepat, banyak varian, dan ada beberapa kanal penjualan. Karena itu, memilih software stok tidak cukup hanya dari demo singkat atau daftar fitur. Panduan ini membantu Anda menilai pilihan secara terukur supaya implementasi di toko berjalan rapi, data akurat, dan tim tidak kewalahan.
Langkah 1–2: pastikan sesuai proses operasional toko
Mulailah dari kondisi operasional nyata, bukan dari fitur yang terdengar menarik. Dua aplikasi inventory yang sama-sama lengkap bisa memberi pengalaman berbeda jika alur kerja toko Anda tidak terakomodasi.
1) Petakan proses dan titik rawan (bukan hanya kebutuhan fitur)
Dokumentasikan alur dari barang datang sampai barang terjual: penerimaan, penyimpanan, picking, packing, retur, dan penyesuaian stok. Tuliskan siapa yang melakukan tiap langkah, kapan, dan perangkat apa yang dipakai (PC kasir, tablet gudang, ponsel).
Contoh sederhana: toko online yang sering menerima retur perlu alur “barang kembali” yang jelas agar stok tidak bertambah dua kali. Jika aplikasi hanya punya penyesuaian manual, risiko salah input meningkat dan audit menjadi rumit.
- Berapa lokasi stok: gudang, etalase, titip jual, atau marketplace fulfillment.
- Apakah Anda butuh multi-satuan (dus, pack, pcs) dan konversinya.
- Apakah ada bundling/kit, varian (warna/ukuran), atau batch.
- Titik rawan selisih: transfer antar lokasi, stok opname, barang rusak, dan promo.
2) Uji dengan skenario transaksi nyata (bukan data dummy yang ideal)
Minta uji coba memakai 20–50 SKU yang merepresentasikan kompleksitas Anda, lalu jalankan skenario transaksi selama 1–2 hari. Fokus pada kejadian yang sering memicu selisih stok, misalnya pembatalan pesanan, pembayaran tertunda, dan retur parsial.
Perhatikan apakah aplikasi mendukung status yang realistis: pesanan dibuat, dibayar, diproses, dikirim, selesai, dibatalkan. Jika stok langsung berkurang saat pesanan dibuat tanpa mekanisme reservasi, risiko oversell meningkat saat order menumpuk.
- Simulasikan 10 penjualan, 3 retur (1 parsial), dan 2 transfer lokasi.
- Jalankan stok opname kecil dan lihat bagaimana selisih dicatat.
- Uji hak akses: kasir, admin gudang, dan supervisor.
Langkah 3–4: nilai kualitas data, integrasi, dan kontrol risiko
Setelah alur transaksi cocok, pastikan sistem tidak menghasilkan data yang sulit ditelusuri. Untuk tim TI dan operasional, aspek ini sering jadi pembeda antara implementasi yang stabil dan yang terus membutuhkan koreksi manual.
3) Periksa struktur data dan kemampuan pelaporan untuk keputusan harian
Pastikan master data barang rapi: SKU unik, barcode, kategori, merek, varian, satuan, dan harga pokok. Tanyakan juga bagaimana aplikasi menangani perubahan data, misalnya saat nama barang diganti atau SKU digabung.
Untuk pelaporan, cari indikator yang benar-benar dipakai tim: stok menipis, perputaran, dead stock, margin per kategori, dan riwayat pergerakan. Jika laporan hanya menampilkan stok akhir, Anda mungkin tetap bergantung pada spreadsheet untuk analisis.
- Apakah ada riwayat pergerakan per SKU dan per lokasi yang mudah difilter.
- Bisakah mengekspor data dalam CSV/Excel tanpa merusak format angka dan tanggal.
- Apakah metode HPP yang dipakai jelas dan konsisten (misalnya FIFO atau rata-rata), sesuai praktik internal.
4) Audit trail, keamanan, dan integrasi: cek dampaknya pada kontrol internal
Di banyak UMKM, selisih stok sering bukan karena niat buruk, melainkan karena tidak ada jejak perubahan yang kuat. Minimal, setiap perubahan stok harus tercatat: siapa, kapan, dari modul apa, dan alasan atau referensinya (PO, penjualan, retur, adjustment).
Perhatikan juga integrasi yang diperlukan: POS, marketplace, akuntansi, dan ekspedisi. Integrasi yang sekadar menyinkronkan tanpa aturan konflik (misalnya saat stok berubah di dua tempat) bisa menghasilkan angka yang tampak benar namun sulit dijelaskan.
Jika Anda ingin menilai lebih sistematis, gunakan checklist uji keamanan dan audit trail untuk memeriksa kontrol akses, log aktivitas, dan kesiapan audit internal.
- Role-based access: batasi siapa yang boleh melakukan adjustment dan mengubah HPP.
- Log tidak boleh bisa dihapus oleh pengguna biasa, dan harus mudah ditinjau.
- Integrasi harus punya status sinkronisasi dan notifikasi ketika gagal.
Langkah 5: hitung biaya total dan rancang implementasi realistis
Biaya lisensi bulanan jarang jadi post terbesar jika implementasi tidak terencana. Yang sering mahal adalah waktu tim, gangguan operasional, dan pembersihan data setelah go-live.
5) Evaluasi TCO, dukungan vendor, dan rencana rollout
Hitung total cost of ownership selama 12 bulan: lisensi, biaya per user, biaya modul, biaya integrasi, pelatihan, serta kebutuhan perangkat (scanner barcode, label printer, jaringan). Minta kejelasan kebijakan perubahan harga, batas transaksi, dan biaya tambahan saat skala toko naik.
Untuk rollout, pilih pendekatan aman: mulai dari satu lokasi atau satu kanal penjualan, lalu perluas setelah stabil. Tetapkan metrik keberhasilan yang konkret, misalnya selisih stok turun, waktu proses penerimaan barang lebih singkat, dan laporan stok menipis bisa dipercaya tanpa edit manual.
- Rencana migrasi: siapa yang membersihkan data SKU, dan bagaimana verifikasinya.
- Training berbasis peran: kasir, gudang, admin, dan penanggung jawab laporan.
- Rencana fallback: prosedur jika sistem down saat jam ramai.
Pada akhirnya, memilih aplikasi inventory yang tepat adalah soal kecocokan proses, kualitas data, kontrol risiko, dan kesiapan tim, bukan sekadar fitur. Dengan lima langkah di atas, Anda bisa mengurangi kejutan saat implementasi dan membuat stok lebih mudah diaudit dari hari ke hari.
Gunakan langkah-langkah ini sebagai kerangka evaluasi sebelum Anda memutuskan uji coba final.
Pelajari lebih lanjut: Kunjungi KartuStok