Pernah merasa stok di layar tampak aman, tapi rak tiba-tiba kosong saat pelanggan minta barang? Masalah seperti itu biasanya bukan soal aplikasinya, melainkan cara pemakaian yang belum rapi. Di bawah ini ada lima kesalahan yang sering terjadi saat mulai memakai sistem stok, beserta cara mengatasinya supaya catatan dan kondisi fisik lebih selaras.
1) Data barang berantakan sejak awal, lalu dibiarkan menumpuk
Kesalahan: master data dibuat asal supaya cepat jalan. Misalnya nama barang tidak konsisten, satuan tercampur (pcs vs pack), atau SKU ganda untuk item sama. Akibatnya laporan stok tak bisa dipercaya, pencarian lambat, dan tim gudang menyebut item berbeda-beda.
Cara mengatasinya: luangkan waktu untuk bersihkan data di awal dan tetapkan standar yang gampang diikuti. Pakai format penamaan konsisten (misalnya Merek + Varian + Ukuran), tentukan satuan dasar, dan pastikan satu SKU untuk satu item unik.
- Tetapkan aturan: penamaan, kategori, merek, varian, dan satuan dasar.
- Gunakan SKU yang logis (misalnya kode supplier + tipe + ukuran), hindari kode acak yang mudah tertukar.
- Atur konversi satuan bila perlu (1 dus = 24 pcs) agar transaksi tak memecah stok tanpa kontrol.
- Jadwalkan audit master data bulanan untuk mendeteksi duplikasi dan item tidak aktif.
Contoh: jika “Kopi 200g” kadang ditulis “Kopi 200 gr” dan kadang “Kopi 0,2kg”, tim bisa mengurangi stok di item berbeda padahal barang sama. Setelah distandarkan, laporan per item langsung lebih masuk akal.
2) Alur masuk-keluar barang tidak disiplin, jadi stok selalu tertinggal
Kesalahan: barang datang langsung ditaruh tapi penerimaan tidak dicatat, atau penjualan terjadi tapi pengeluaran stok baru diinput akhir hari. Kebiasaan “nanti dicatat” membuat selisih kecil menumpuk, khususnya untuk barang yang cepat laku.
Cara mengatasinya: buat aturan operasional sederhana dan realistis, lalu jalankan secara konsisten. Intinya, setiap perpindahan fisik harus punya jejak transaksi di hari yang sama, meski inputnya dilakukan oleh orang berbeda.
- Tetapkan titik kontrol: penerimaan (receiving), penempatan (put-away), dan pengeluaran (picking/penjualan).
- Gunakan dokumen referensi yang jelas: nomor PO/pembelian, surat jalan, atau nomor pesanan.
- Biasakan “cek 2 langkah”: hitung fisik saat terima, lalu cocokkan dengan dokumen sebelum stok ditambah.
- Untuk barang retur atau rusak, pisahkan lokasi/label dan catat sebagai penyesuaian dengan alasan.
Jika toko Anda punya dua shift, atur agar shift malam menutup transaksi sebelum serah terima. Dengan begitu shift pagi tidak mulai kerja dengan angka yang sudah meleset.
3) Terlalu sering mengandalkan penyesuaian stok tanpa alasan yang jelas
Kesalahan: saat angka tidak cocok, solusi tercepat seringkali menyesuaikan stok tanpa mencatat penyebab. Ini berisiko menutup masalah utama seperti penyusutan, salah input satuan, kesalahan picking, atau penerimaan tidak lengkap.
Cara mengatasinya: penyesuaian boleh, tapi harus jadi pintu untuk investigasi, bukan kebiasaan. Terapkan kebijakan: setiap adjustment wajib ada alasan, bukti pendukung (catatan opname/berita acara), dan penanggung jawab.
- Lakukan stock opname berkala (cycle count) untuk item paling laris terlebih dulu.
- Gunakan kategori alasan yang konsisten: selisih penerimaan, salah satuan, barang rusak, barang hilang, retur, dan lain-lain.
- Catat siapa yang melakukan perubahan dan kapan, agar ada akuntabilitas.
- Jika selisih berulang pada item tertentu, periksa: lokasi rak, barcode, dan SOP penerimaan.
Praktik yang membantu: tetapkan ambang toleransi selisih (misalnya 1-2 pcs untuk item tertentu), lalu setiap melampaui ambang harus ada pengecekan ulang oleh orang kedua. Tujuannya bukan menyalahkan, melainkan menghentikan sumber kesalahan sebelum membesar.
4) Sinkronisasi, hak akses, dan integrasi tidak dipikirkan sejak awal
Kesalahan: banyak tim langsung menghubungkan marketplace, POS, atau multi-gudang tanpa aturan stok yang jelas. Hasilnya overselling, stok berubah sendiri saat koneksi putus, atau dua orang mengedit item yang sama dari perangkat berbeda.
Cara mengatasinya: tentukan sumber kebenaran (single source of truth) dan aturan sinkronisasi sejak awal. Pastikan struktur hak akses sesuai peran agar perubahan data sensitif tidak dilakukan sembarangan.
- Tentukan apakah stok pusat ada di gudang, toko, atau sistem POS, lalu konsisten di seluruh kanal.
- Atur peran: siapa boleh buat item baru, siapa boleh melakukan adjustment, siapa hanya boleh transaksi keluar.
- Uji skenario koneksi buruk: transaksi offline, keterlambatan sinkron, dan cara rekonsiliasinya.
- Jadwalkan rekonsiliasi harian untuk kanal ramai (misalnya marketplace), minimal cek top 20 item terlaris.
Jika Anda mengandalkan data real-time untuk pengiriman cepat, pahami dulu mekanisme sinkron dan potensi delay antar sistem. Penjelasan yang membantu soal praktik sinkronisasi bisa Anda baca di cara data stok online menyinkronkan informasi agar proses kirim lebih cepat, lalu sesuaikan dengan alur kerja tim Anda.
Contoh kasus: satu item dijual di toko fisik dan marketplace. Jika POS mengurangi stok tapi marketplace terlambat update 10 menit, Anda butuh buffer stok atau aturan “stok aman” agar pesanan tidak masuk saat barang tinggal sedikit.
Pola umumnya jelas: ketika data rapi, transaksi dicatat tepat waktu, adjustment punya alasan, dan sinkronisasi diatur, angka stok jauh lebih mudah dipercaya. Mulailah dari satu perbaikan kecil yang paling sering memicu selisih, lalu kunci dengan SOP sederhana yang bisa dijalankan semua shift.
Coba pilih satu kesalahan yang paling sering terjadi minggu ini dan perbaiki prosesnya mulai besok.
Pelajari lebih lanjut: Kunjungi KartuStok