Pernah merasa rak penuh, tapi barang yang dicari pelanggan malah kosong? Masalahnya sering bukan total stok, melainkan penentuan batas aman yang melindungi Anda dari lonjakan permintaan dan keterlambatan pemasok. Dengan safe stock yang masuk akal, Anda mengurangi kejadian stockout tanpa membekukan modal berlebihan, sambil membuat jadwal belanja ulang lebih terprediksi.
Apa itu safe stock dan kapan Anda benar-benar membutuhkannya
Safe stock (stok pengaman) adalah cadangan di luar kebutuhan rata-rata untuk menghadapi ketidakpastian permintaan dan lead time. Tujuannya menjaga tingkat layanan tetap baik, misalnya agar produk fast moving tidak cepat habis saat toko ramai atau saat pengiriman terlambat.
Di gudang kecil dan toko ritel, penyebab utama biasanya kombinasi permintaan yang fluktuatif (gajian, promo marketplace, musim sekolah) dan lead time pemasok yang tidak konsisten. Jika kondisi seperti ini terjadi beberapa kali dalam sebulan, biasanya Anda sudah perlu menerapkan safe stock.
Tetapi safe stock bukan alasan untuk menimbun. Produk dengan masa simpan pendek, risiko cepat rusak, atau nilai tinggi tetap perlu perhitungan lebih hati-hati supaya cadangan tidak berubah jadi dead stock.
Data minimal yang perlu disiapkan (tanpa harus jadi analis)
Perhitungan safe stock lebih rapi dengan data konsisten, tetapi Anda bisa mulai dari versi sederhana. Kuncinya pakai periode data yang sama dan pisahkan penjualan normal dari kejadian tidak wajar, misalnya penerimaan terlambat yang membuat penjualan turun karena stok kosong.
Siapkan data berikut per SKU (utamakan 20% barang yang menyumbang 80% penjualan):
- Rata-rata permintaan per hari atau per minggu (ambil 8–12 minggu terakhir).
- Variasi permintaan (lihat rentang min–maks; idealnya standar deviasi).
- Lead time pemasok (berapa hari dari PO sampai barang siap dijual).
- Variasi lead time (seberapa sering telat dan telatnya berapa hari).
- Minimum order quantity (MOQ) dan kelipatan pembelian (karton/pak).
- Batas kadaluarsa/umur simpan (jika relevan).
Jika pencatatan masih manual, mulai dari catatan penerimaan dan penjualan harian yang paling rapi. Untuk yang sudah pakai aplikasi, pastikan satuan konsisten (pcs vs dus) agar hasilnya tidak meleset.
Metode menghitung safe stock: dari praktis sampai lebih presisi
Ada dua pendekatan umum. Mulai dari yang praktis, lalu tingkatkan untuk SKU paling kritis.
1) Cara cepat (rule of thumb) untuk SKU prioritas
Metode ini cocok saat variasi data belum rapi atau operasional sering berubah. Rumus sederhana: safe stock = pemakaian harian rata-rata × buffer hari.
Buffer hari biasanya 20–50% dari lead time, atau setara jumlah hari keterlambatan yang sering terjadi. Contoh: kopi susu terjual rata-rata 30 botol/hari, lead time 4 hari, dan sering telat 1 hari; safe stock bisa dimulai dari 30 botol.
Metode ini tidak menangkap lonjakan ekstrem, jadi gunakan untuk produk berisiko rendah atau mudah dipesan ulang. Evaluasi setelah 1–2 bulan untuk menyesuaikan buffer jika stok menua atau masih sering kosong.
2) Cara lebih presisi berbasis service level (menggunakan variasi)
Untuk produk fast moving atau yang berdampak langsung ke penjualan, gunakan pendekatan statistik sederhana. Pada intinya, safe stock ditentukan oleh target service level dan ketidakpastian permintaan serta lead time.
Satu rumus saat lead time relatif stabil: safe stock = Z × σd × √LT, di mana Z adalah faktor service level (misalnya 1,28 untuk ~90%, 1,65 untuk ~95%), σd standar deviasi permintaan per hari, dan LT lead time dalam hari.
Jika lead time juga berfluktuasi, rumusnya diperluas: safe stock = Z × √(LT × σd² + (D̄² × σLT²)). D̄ adalah permintaan rata-rata per hari dan σLT standar deviasi lead time. Anda tidak perlu menghitung manual terus-menerus, tapi memahami komponen ini membantu menentukan cadangan yang realistis.
Contoh: toko bahan kue menjual ragi rata-rata 40 sachet/hari, σd 10, lead time 3 hari, service level 95% (Z 1,65). Safe stock ≈ 1,65 × 10 × √3 ≈ 29–30 sachet. Angka ini lebih objektif dibanding perkiraan kasar.
Mengunci keputusan operasional: reorder point, batas maksimum, dan kontrol rutin
Safe stock baru efektif jika diterjemahkan ke aturan pemesanan ulang. Praktik sederhana adalah menggunakan reorder point (ROP): ROP = permintaan rata-rata selama lead time + safe stock.
Contoh: penjualan rata-rata 40 sachet/hari, lead time 3 hari, safe stock 30 sachet. ROP = (40 × 3) + 30 = 150 sachet. Artinya saat stok tersisa 150, Anda sebaiknya mulai pesan ulang, tidak menunggu tinggal 20.
Untuk mencegah overstock, tetapkan juga batas maksimum yang memperhitungkan kapasitas gudang dan siklus pembelian. Cara sederhana: max stock = ROP + (permintaan rata-rata × periode review), misalnya tinjau pembelian mingguan.
Ada beberapa jebakan umum saat menerapkan safe stock di lapangan:
- Data penjualan terdistorsi oleh stockout (penjualan turun bukan karena sepi, tapi karena barang habis).
- Perubahan harga pemasok membuat pembelian besar lalu menumpuk lama.
- MOQ memaksa pembelian jumlah besar, sehingga perlu strategi max stock dan alokasi rak yang jelas.
- Musiman tidak dipisahkan (misalnya Ramadan, tahun ajaran baru), sehingga rata-rata menyesatkan.
- Satuan tidak konsisten antara pembelian, gudang, dan penjualan.
Supaya stabil, lakukan review ringan tapi rutin. Untuk SKU cepat, cek mingguan: berapa kali stok menyentuh safe stock, berapa kali kosong, dan ada stok yang menua.
Untuk SKU lambat, review bulanan biasanya cukup.
Jika Anda kewalahan mengelola banyak SKU, pertimbangkan menata ulang pencatatan dan pelaporan agar angka ROP dan safe stock mudah dipantau. Panduan seperti langkah menilai aplikasi inventory untuk multi lokasi dan gudang bisa membantu menyusun kebutuhan fitur tanpa mengubah operasional secara mendadak.
Pada akhirnya, safe stock yang baik bukan yang paling besar, melainkan yang sesuai dengan risiko nyata: variasi permintaan, ketidakpastian pemasok, dan biaya penyimpanan. Mulailah dari beberapa SKU kunci, ukur hasil 4–8 minggu, lalu perluas setelah polanya jelas.
Jika Anda mau, catat tiga SKU paling sering kosong dan hitung batas amannya minggu ini.
Pelajari lebih lanjut: Kunjungi KartuStok