Banyak bisnis rugi bukan karena kurang pembeli, melainkan karena stok berantakan dan data yang tidak akurat. Dengan sistem pencatatan yang tepat, Anda bisa mengecilkan selisih stok, mempercepat kerja tim, dan mengambil keputusan pembelian dengan lebih percaya diri.
Artikel ini merangkum 10 kriteria penting yang praktis dan relevan untuk kondisi bisnis di Indonesia untuk menilai aplikasi inventory terbaik. Gunakan ini untuk menilai apakah sebuah aplikasi benar-benar membantu operasional atau hanya menambah biaya.
1. Dasar yang wajib: akurasi, kemudahan pakai, dan skalabilitas
Sebelum melihat fitur canggih, pastikan fondasi aplikasi kuat. Jika stok tidak tercatat akurat, laporan keuangan dan keputusan pembelian akan meleset.
Perhatikan tiga hal pokok ini:
- Akurasi pencatatan: aplikasi harus mendukung satuan yang dipakai bisnis Anda, seperti dus, pcs, liter, kg, atau kombinasi multi-satuan.
- Kemudahan penggunaan: antarmuka sederhana, istilah yang familiar bagi staf gudang, dan alur input yang ringkas.
- Skalabilitas: mudah menambah cabang, gudang, atau kategori produk tanpa migrasi sistem ulang.
Misalnya, untuk toko ritel dengan banyak SKU, staf kasir dan gudang perlu menambah produk, menyesuaikan harga, dan mengoreksi stok tanpa pelatihan panjang.
2. Fitur operasional inti yang benar-benar dibutuhkan
Fitur yang tepat menghemat waktu setiap hari, bukan hanya terlihat bagus di demo. Fokus pada kebutuhan operasional harian di gudang dan toko.
Beberapa fitur inti yang sebaiknya ada:
- Pencatatan stok masuk dan keluar yang jelas, termasuk referensi dokumen seperti PO, DO, atau nomor faktur.
- Multi gudang untuk bisnis dengan lebih dari satu lokasi penyimpanan, baik gudang pusat maupun cabang.
- Riwayat pergerakan barang sehingga Anda bisa melacak siapa yang menginput, kapan, dan dari transaksi apa.
- Penyesuaian stok dengan alasan terdokumentasi, misalnya barang rusak, hilang, atau kadaluarsa.
- Notifikasi stok minimum agar tim pembelian tidak terlambat reorder barang yang laku.
Jika bisnis Anda melayani penjualan online dan offline, pilih aplikasi yang mendukung sinkronisasi transaksi dari beberapa kanal agar stok tidak terjual ganda.
Untuk perusahaan dengan beberapa gudang, perhatikan bagaimana aplikasi membantu sinkronkan stok antar gudang secara real time, terutama saat sering ada mutasi barang antar lokasi.
3. Integrasi, laporan, dan kontrol akses
Inventory tidak berdiri sendiri; ia terkait langsung dengan pembelian, penjualan, keuangan, dan perpajakan di Indonesia. Pilih sistem yang bisa terhubung ke proses lain.
Nilai aplikasi dari tiga sudut pandang ini:
- Integrasi dengan sistem lain: POS (kasir), marketplace, akuntansi, hingga sistem produksi bila Anda manufaktur atau F&B.
- Laporan yang relevan: kartu persediaan, umur persediaan, perputaran stok (inventory turnover), dan rekap stok berdasarkan lokasi.
- Kontrol akses dan jejak audit: batasi hak akses sesuai peran, misalnya staf gudang hanya input dan supervisor yang menyetujui penyesuaian stok.
Dengan laporan yang tepat, Anda bisa melihat produk yang lambat bergerak, stok berlebih, dan barang yang sering habis. Data ini membantu mengurangi modal tertahan dan mengarahkan strategi diskon atau pengelompokan produk secara terukur.
Dari sisi pengendalian internal, jejak audit yang jelas memudahkan penelusuran saat terjadi selisih fisik pada stock opname. Anda dapat mengetahui siapa melakukan apa dan kapan sehingga investigasi lebih objektif.
4. Keamanan data, dukungan lokal, dan total biaya kepemilikan
Aspek teknis dan biaya sering diabaikan saat awal, padahal menentukan keberlanjutan sistem. Jangan hanya menghitung biaya langganan bulan pertama.
Beberapa kriteria yang sering terlewat:
- Keamanan dan backup data: enkripsi, backup otomatis, dan prosedur pemulihan bila terjadi insiden.
- Performa dan kecepatan: aplikasi tetap responsif ketika diakses bersamaan dari banyak perangkat, termasuk di jam sibuk.
- Dukungan teknis dalam bahasa Indonesia: kanal bantuan yang jelas, SLA respons, dokumentasi, dan materi pelatihan untuk tim.
- Kesesuaian dengan praktik bisnis lokal: format tanggal, mata uang rupiah, satuan umum, dan istilah yang familiar di Indonesia.
- Total biaya kepemilikan: bukan hanya harga langganan, tetapi juga biaya implementasi, migrasi data, pelatihan, upgrade, dan potensi downtime.
Sebelum berkomitmen, manfaatkan masa uji coba dengan skenario nyata: minta staf gudang menjalankan transaksi harian di aplikasi lalu evaluasi apakah alurnya masuk akal dan tidak menghambat pekerjaan.
Jika memungkinkan, libatkan perwakilan tim operasional, keuangan, dan manajemen dalam penilaian akhir. Ketiganya melihat risiko dan manfaat dari sudut pandang berbeda yang saling melengkapi.
Gunakan poin-poin ini sebagai acuan sebelum Anda memutuskan sistem stok mana yang akan digunakan.
Pelajari lebih lanjut dan mulai gratis. Kunjungi KartuStok