Sering kali masalah stok baru terlihat saat angka di laporan tidak cocok dengan kondisi rak gudang. Di titik itu, memilih aplikasi kartu stok terbaik bukan soal antarmuka, tetapi soal keandalan sistem yang akan menjadi dasar keputusan pembelian, produksi, dan arus kas Anda. Lima langkah berikut membantu Anda menilai vendor secara lebih terukur sebelum terikat kontrak apa pun.
1. Petakan proses dan kebutuhan bisnis secara spesifik
Sebelum melihat demo, pastikan Anda memahami alur stok di perusahaan. Tanpa gambaran besar yang jelas, fitur canggih bisa jadi tidak relevan untuk operasi harian gudang dan keuangan.
Mulailah dengan beberapa pertanyaan inti: dari mana barang datang, ke mana barang keluar, siapa yang mencatat, dan di titik mana sering terjadi selisih. Untuk distribusi fokusnya mungkin pencatatan keluar masuk cepat dan multi gudang; untuk manufaktur lebih pada penelusuran bahan baku hingga barang jadi.
Susun daftar kebutuhan minimum seperti berikut:
- Pencatatan stok masuk, keluar, dan penyesuaian (stock opname) secara mudah
- Riwayat pergerakan barang per SKU, termasuk pengguna yang mengubah
- Dukungan satu atau beberapa gudang sesuai struktur organisasi
- Kategori atau grup produk yang sesuai pola bisnis Anda
- Hak akses berbeda antara staf gudang, supervisor, dan manajemen
Daftar ini menjadi kerangka penilaian awal. Saat vendor mempresentasikan solusi, uji bagaimana aplikasi mendukung skenario nyata, bukan contoh generik.
2. Uji fitur inti dan kemudahan penggunaan di skenario nyata
Setelah kebutuhan terpetakan, fokus pada sejauh mana aplikasi menangani pekerjaan harian. Fitur yang jarang dipakai tidak sepenting kelancaran proses yang dilakukan staf berkali-kali setiap hari.
Pilih beberapa skenario konkret, misalnya penerimaan barang dari pemasok, pengeluaran untuk penjualan, dan koreksi saat ada selisih. Minta vendor mendemokan langkah demi langkah, lalu biarkan staf gudang Anda mencoba jika memungkinkan.
Saat menguji, perhatikan beberapa hal kunci:
- Jumlah klik dan isian untuk menyelesaikan satu transaksi standar
- Kejelasan tampilan informasi penting seperti stok akhir, lokasi, dan kode barang
- Kecepatan respon saat mencari SKU atau menyimpan transaksi
- Kemudahan membatalkan atau mengoreksi jika ada kesalahan input
Jika staf perlu membuka tiga menu hanya untuk koreksi stok, potensi kesalahan dan resistensi penggunaan akan tinggi. Aplikasi terbaik bukan sekadar kaya fitur, tetapi juga intuitif bagi pengguna yang tidak terbiasa sistem kompleks.
Pada tahap ini juga penting menilai laporan standar. Periksa apakah laporan mutasi stok, kartu stok per item, dan ringkasan stok mudah dipahami oleh pimpinan tanpa banyak klik tambahan.
3. Periksa integrasi, akurasi, dan keamanan data
Banyak organisasi kecewa karena stok di aplikasi berbeda dengan angka di sistem akuntansi atau kasir. Masalahnya sering karena alur integrasi dan disiplin data yang kurang sejak awal.
Tanyakan sistem apa saja yang perlu terhubung: POS, marketplace, akuntansi, atau ERP. Minta vendor menjelaskan alur integrasi: data apa yang dikirim, dari sistem mana ke mana, dan frekuensi sinkronisasi. Jika bisa, uji skenario dari penjualan hingga pengurangan stok.
Pembahasan perbandingan aplikasi kartu stok sering melupakan aspek sederhana seperti siapa yang berhak mengubah saldo awal atau melakukan penyesuaian besar. Padahal pengaturan hak akses sangat memengaruhi keandalan angka laporan.
Saat mengevaluasi, perhatikan tiga hal penting berikut:
- Akurasi perhitungan: uji beberapa transaksi contoh, termasuk retur dan penyesuaian, lalu cocokkan kartu stok dan saldo akhir.
- Jejak audit: pastikan setiap perubahan stok meninggalkan log yang jelas berisi siapa, kapan, dan apa yang diubah.
- Keamanan dan backup: tanyakan lokasi server, mekanisme backup, serta prosedur pemulihan data jika terjadi insiden.
Bagi perusahaan di Indonesia yang mulai bertransaksi lintas kanal, integrasi yang rapi akan menghemat banyak waktu rekonsiliasi manual dan mengurangi konflik antar tim penjualan, gudang, dan keuangan.
4. Hitung total biaya, kapasitas vendor, dan kesiapan implementasi
Biaya lisensi sering bukan komponen terbesar dalam penerapan sistem stok. Waktu implementasi, pelatihan, dan penyesuaian proses internal bisa jauh lebih mahal jika tidak dihitung sejak awal.
Minta vendor menjelaskan struktur biaya secara transparan: lisensi per pengguna atau per gudang, biaya setup awal, biaya integrasi, serta biaya tahunan untuk dukungan dan pembaruan. Pastikan Anda memahami batasan paket seperti jumlah transaksi bulanan, SKU, atau kapasitas penyimpanan data.
Untuk menilai vendor lebih menyeluruh, pertimbangkan aspek berikut:
- Pengalaman di industri sejenis: mintalah contoh klien dengan pola stok mirip bisnis Anda.
- Tim dukungan lokal: penting jika gudang beroperasi di jam tertentu dan butuh respon cepat saat ada kendala.
- Dokumentasi dan materi pelatihan: manual jelas dan video singkat membantu mengurangi ketergantungan pada tim vendor.
Susun rencana implementasi realistis. Tentukan tahap uji coba terbatas, misalnya di satu gudang atau untuk beberapa kategori barang dulu. Dari situ Anda bisa mengukur kesiapan tim, memetakan hambatan, lalu memperbaiki prosedur sebelum sistem dipakai seluruh unit.
Jika langkah penilaian dilakukan dengan disiplin, pilihan aplikasi stok tidak lagi bergantung pada presentasi paling meyakinkan. Pilih yang memberi bukti nyata mendukung cara kerja bisnis Anda dan mengurangi risiko selisih barang yang merugikan.
Melalui proses penilaian yang terstruktur dan berbasis skenario nyata, Anda akan lebih mudah memilih solusi pencatatan stok yang masuk akal untuk jangka panjang.
Pelajari fitur dan daftar uji coba gratis di KartuStok.com