Pernah merasa stok di rak terlihat banyak, tapi saat pelanggan pesan justru kosong? Selisih stok, barang kedaluwarsa, dan modal yang terikat sering muncul bukan karena bisnis besar, melainkan karena pencatatan dan kebiasaan kerja yang belum rapi.
Panduan ini membantu Anda menerapkan langkah sederhana dengan kertas, spreadsheet, atau alat yang sudah ada. Fokusnya bukan fitur, melainkan alur kerja: data apa yang dicatat, kapan dicatat, dan bagaimana memeriksa supaya angka stok lebih mendekati kondisi nyata.
Mulai dari definisi stok dan aturan dasar yang disepakati
Sebelum merapikan catatan, sepakati dulu definisi “stok” di tempat Anda: apakah termasuk barang rusak, titipan, atau barang yang sudah dipacking untuk pesanan. Banyak selisih muncul karena setiap orang memakai definisi berbeda.
Tetapkan tiga aturan dasar yang realistis dan bisa dipatuhi setiap hari. Tanpa aturan jelas, metode terbaik pun akan kembali berantakan dalam satu atau dua minggu.
- Satu pintu untuk keluar-masuk barang: penerimaan dan pengeluaran dilakukan lewat titik kontrol yang sama.
- Tidak ada transaksi tanpa bukti: minimal catatan singkat (tanggal, SKU/nama barang, qty, siapa).
- Barang tidak jelas statusnya dipisahkan: area karantina untuk retur, rusak, atau barang yang belum dicek.
Contoh: Anda punya toko bahan kue dan ada tepung kemasannya sobek. Daripada dibiarkan di rak lalu tetap tercatat, pindahkan ke karantina lalu putuskan: jual diskon, re-pack, atau buang.
Rapikan penamaan barang (SKU) secukupnya. Jika belum punya SKU, pakai format sederhana seperti kategori-ukuran-merek (misalnya GULA-1KG-ABC) agar tidak salah saat mencatat.
Buat alur pencatatan minimal: masuk, keluar, dan penyesuaian
Inti manajemen persediaan yang sederhana adalah mencatat tiga jenis pergerakan: barang masuk, barang keluar, dan penyesuaian. Anda bisa menjalankannya dengan buku stok, spreadsheet, atau catatan di clipboard yang nanti direkap.
Untuk barang masuk, catat tanggal, pemasok, SKU, jumlah, dan harga beli jika Anda ingin menghitung nilai persediaan. Harga beli berguna saat mengecek margin dan menentukan reorder, tapi di tahap awal fokuskan dulu pada jumlah.
Untuk barang keluar, pisahkan minimal dua sumber: penjualan dan pemakaian internal. Pemakaian internal sering terlupakan, misalnya kantong plastik, bubble wrap, atau bahan untuk sampel.
Penyesuaian mencatat selisih yang ditemukan saat pengecekan. Selalu tulis alasan singkat (misalnya “pecah”, “kedaluwarsa”, “hilang”, “salah input”), karena di sinilah Anda menemukan akar masalah.
Tentukan juga kapan pencatatan dilakukan. Banyak gudang kecil berhasil dengan aturan “catat saat kejadian” untuk masuk dan keluar, lalu “rekap 10 menit sebelum tutup” supaya tidak ada kertas tercecer.
Jika pernah memakai aplikasi tapi tetap kacau karena kebiasaan kerja belum rapi, utamakan disiplin alur dan kualitas data dulu. Ringkasan masalah yang sering muncul dan cara mengatasinya bisa Anda baca di kesalahan umum saat memakai aplikasi stok barang agar perbaikan lebih terarah.
Kontrol sederhana yang cepat: minimum stok, FIFO, dan cycle count
Setelah pencatatan minimal berjalan, tambahkan kontrol yang langsung terasa dampaknya: minimum stok. Tujuannya bukan memprediksi sempurna, melainkan mengurangi kejadian habis saat dibutuhkan.
Rumus praktis untuk awal: minimum stok = pemakaian rata-rata harian x lead time (hari) + buffer kecil. Misalnya Anda menjual 5 botol saus per hari, pemasok kirim dalam 4 hari, dan Anda tambah buffer 10 botol, maka minimum stok = 5 x 4 + 10 = 30 botol.
Untuk barang yang punya masa simpan (makanan, kosmetik, obat hewan, bahan kimia ringan), terapkan prinsip FIFO (first in, first out). Lakukan secara fisik: barang baru ditaruh di belakang, yang lama ditarik ke depan, dan beri label tanggal terima bila perlu.
Kesalahan FIFO biasanya terjadi pada penempatan. Jika area penerimaan menumpuk barang baru di depan karena lebih cepat, Anda otomatis menjalankan LIFO dan meningkatkan risiko kedaluwarsa.
Lakukan cycle count agar tidak menunggu stok opname besar yang melelahkan. Cycle count berarti menghitung sebagian kecil barang secara rutin, misalnya 10 SKU per hari atau 30 SKU per minggu.
- Prioritaskan barang cepat bergerak (fast moving) dan bernilai tinggi terlebih dulu.
- Hitung, cocokkan, lalu catat selisihnya sebagai penyesuaian dengan alasan.
- Perbaiki sumber selisih: lokasi penyimpanan, satuan jual, atau kebiasaan mengambil barang tanpa catatan.
Jika Anda menjual barang dalam beberapa satuan (misalnya kardus dan pcs), tetapkan satuan dasar untuk stok, biasanya pcs. Setiap transaksi kardus harus dikonversi ke pcs agar tidak terjadi stok negatif atau jumlah yang tidak masuk akal.
Rapikan lokasi simpan secukupnya dengan zona sederhana: A untuk fast moving dekat area packing, B untuk sedang, C untuk slow moving. Label rak tidak harus mahal, yang penting konsisten dan mudah dibaca.
Dengan definisi stok yang seragam, alur pencatatan minimal, dan kontrol cepat seperti minimum stok serta cycle count, Anda bisa meningkatkan akurasi tanpa menambah kerumitan kerja harian. Hasilnya biasanya terasa dalam 2–4 minggu: lebih jarang kehabisan barang, selisih makin kecil, dan waktu mencari barang menurun.
Jika Anda punya waktu 30 menit, coba audit kecil hari ini: pilih 20 SKU terlaris, cek catatan masuk-keluar, lalu bandingkan dengan fisik.
Pelajari lebih lanjut: Kunjungi KartuStok