Stok yang sering “menghilang” di catatan, barang laris yang justru habis saat dibutuhkan, atau gudang penuh barang lambat jalan biasanya bukan masalah niat, melainkan masalah prioritas. Saat waktu dan tim terbatas, perbaikan harus dimulai dari titik yang paling cepat mengurangi kerugian dan paling mudah distandarkan. Di sini Anda akan mendapatkan 5 langkah prioritas berbasis produk yang praktis untuk menstabilkan stok, menekan selisih, dan membuat pemesanan ulang lebih terukur.
Mulai dari biaya terbesar: kenali pola stok yang paling merugikan
Sebelum menyentuh alat atau membuat aturan baru, pastikan Anda tahu jenis kerugian yang paling sering terjadi. Pada toko ritel kecil, biasanya kerugian terbesar datang dari stockout (kehabisan barang laris), overstock (kebanyakan barang lambat), dan selisih fisik vs sistem (shrinkage).
Ambil data 30–60 hari terakhir dari penjualan, pembelian, dan stok akhir, lalu identifikasi pola paling mencolok. Jika data belum rapi, mulai dari daftar 20 SKU terlaris dan 20 SKU paling lama mengendap; dua kelompok ini biasanya cepat mengungkap akar masalah.
- SKU terlaris sering kosong: tanda reorder point tidak jelas atau lead time pemasok tidak diperhitungkan.
- SKU menumpuk: tanda pembelian tidak berdasar perputaran atau variasi produk terlalu banyak.
- Selisih stok tinggi di SKU tertentu: tanda penerimaan/penjualan tidak disiplin atau satuan tidak konsisten.
- Banyak retur/komplain: tanda pencatatan batch/expired lemah (umum di makanan, kosmetik, farmasi).
Dari sini Anda punya peta masalah yang spesifik, bukan sekadar “stok berantakan”. Peta ini menjadi dasar untuk menyusun prioritas per SKU pada langkah berikutnya.
Rapikan fondasi data SKU agar keputusan stok tidak bias
Perbaikan stok sering gagal karena data SKU tidak standar: nama barang mirip, satuan campur, atau satu produk punya beberapa kode. Akibatnya laporan penjualan dan stok menyesatkan, sehingga keputusan restock terasa benar padahal keliru.
Mulailah dengan normalisasi data untuk SKU yang paling berdampak. Fokus pada konsistensi dulu, bukan kesempurnaan di hari pertama.
- Satukan penamaan dan kode: satu SKU satu kode, hindari duplikasi seperti “Gula 1kg” vs “Gula 1000g”.
- Tentukan satuan dasar dan konversi: misalnya 1 dus = 12 pcs, dan pastikan transaksi tercatat di level yang tepat.
- Lengkapi atribut minimum: kategori, pemasok utama, harga beli, harga jual, dan lokasi rak bila relevan.
- Untuk barang sensitif: catat batch/expired bila perlu, agar FIFO atau FEFO bisa diterapkan.
Contoh sederhana: toko sembako yang membeli mi instan per dus tetapi menjual per pcs wajib punya konversi konsisten. Tanpa itu, stok di sistem sering “minus” atau terlihat aman padahal menipis.
5 langkah prioritas produk yang paling cepat memperbaiki kontrol stok
Setelah mengetahui sumber kerugian dan merapikan data inti, saatnya menentukan urutan perbaikan berbasis produk. Lima langkah ini disusun dari yang paling berdampak dan mudah distandarkan ke operasional harian.
1) Kelompokkan SKU dengan ABC berbasis nilai dan perputaran
Metode ABC membantu Anda memusatkan energi pada barang yang menggerakkan omzet dan modal kerja. Praktiknya sederhana: urutkan SKU berdasarkan kontribusi penjualan (nilai, bukan hanya jumlah), lalu bagi menjadi A (paling kritis), B (menengah), dan C (ekor panjang).
Untuk gudang kecil, tidak perlu rumus rumit. Intinya: SKU A biasanya sedikit jumlahnya tetapi menyumbang porsi terbesar penjualan, sehingga kontrolnya harus paling ketat.
2) Tetapkan parameter restock per SKU: min-max dan reorder point
Tanpa batas minimum, keputusan belanja sering bergantung pada ingatan atau rasa aman. Buat dua angka untuk tiap SKU prioritas: stok minimum (reorder point) dan stok maksimum (target setelah restock), disesuaikan dengan lead time pemasok dan rata-rata penjualan.
Contoh: jika minuman terjual rata-rata 10 botol/hari dan lead time pemasok 3 hari, kebutuhan selama lead time sekitar 30 botol. Tambahkan buffer (misalnya 20–30%) bila penjualan fluktuatif, sehingga reorder point bisa 36–40 botol, lalu tetapkan max sesuai kapasitas rak dan modal.
3) Terapkan aturan pengendalian lebih ketat untuk SKU A (bukan untuk semua)
Kesalahan umum adalah menerapkan proses ketat untuk seluruh SKU, lalu tim kewalahan dan akhirnya longgar di semuanya. Untuk SKU A, terapkan kontrol yang dijalankan setiap hari, sementara SKU C cukup dicek berkala.
- SKU A: pembaruan stok harian, pembatasan akses rak, dan pengecekan selisih lebih sering.
- SKU B: pengecekan mingguan dan evaluasi parameter min-max bulanan.
- SKU C: stok minimum lebih longgar, fokus pada pengurangan variasi dan pembelian seperlunya.
Pembedaan ini membuat beban operasional masuk akal. Tim punya ritme: barang yang paling berpengaruh dikelola paling disiplin.
4) Buat aturan penerimaan barang dan penjualan yang menutup celah selisih
Selisih stok sering muncul bukan karena pencurian, melainkan karena penerimaan dan pengeluaran barang tidak sinkron dengan pencatatan. Kuncinya membuat “titik wajib catat” yang tidak bisa dilewati.
Minimal pastikan tiga hal: barang masuk dicek terhadap faktur (jumlah dan satuan), barang keluar tercatat per transaksi (bukan dirapel di akhir hari), dan retur punya alur yang jelas (kembali ke stok atau jadi barang rusak). Jika Anda menilai alat bantu, rujukan seperti fitur penting aplikasi inventory sebelum memilih bisa membantu menyelaraskan kebutuhan proses dengan kemampuan sistem.
5) Jalankan cycle count terjadwal dan tindak lanjuti penyebabnya
Stock opname total memang ideal, tetapi untuk operasional kecil sering sulit dilakukan. Cycle count lebih realistis: hitung sebagian SKU secara rutin, prioritaskan SKU A dan barang yang sering bermasalah.
Yang penting bukan hanya “selisihnya berapa”, melainkan mengerti kenapa selisih terjadi dan apa perbaikannya. Bila selisih berulang pada SKU tertentu, cek pola: salah satuan, salah lokasi rak, transaksi tidak tercatat, atau bundling yang tidak mengurangi komponen stok.
Jaga konsistensi: ukur, evaluasi, lalu perbaiki sedikit demi sedikit
Perubahan proses terasa berat jika Anda mencoba memperbaiki semuanya sekaligus. Tetapkan dua atau tiga metrik sederhana untuk dipantau mingguan, lalu evaluasi dampak setiap langkah.
- Stockout rate pada SKU A (berapa kali barang kritis kosong).
- Selisih stok (nilai rupiah atau unit) dari cycle count.
- Days on hand untuk barang lambat (berapa lama stok akan habis jika penjualan normal).
Jika stockout turun tetapi overstock naik, berarti parameter max terlalu tinggi atau Anda perlu mengurangi variasi SKU C. Jika selisih turun pada SKU A namun tetap tinggi pada SKU tertentu, fokuskan investigasi pada titik proses yang berulang, bukan menambah aturan baru.
Pada akhirnya, manajemen stok yang rapi bukan soal sistem paling canggih, melainkan keputusan prioritas yang konsisten dan data SKU yang dapat dipercaya. Dengan memulai dari SKU paling berdampak, Anda bisa merasakan perbaikan arus kas dan ketenangan operasional tanpa membebani tim.
Kalau Anda ingin mulai cepat, pilih 20 SKU teratas lalu tetapkan min-max dan jadwal hitung rutinnya.
Pelajari lebih lanjut: Kunjungi KartuStok