Ketika stok terlihat “ada” di sistem tetapi rak di lokasi tujuan kosong, masalahnya jarang ada pada orangnya, melainkan pada alur mutasi yang tidak tercatat rapi. Dalam operasional multi-gudang, perpindahan antar lokasi bisa terjadi puluhan kali sehari, dan satu transaksi yang terlewat sudah cukup membuat selisih stok menular ke perencanaan pembelian, pemenuhan pesanan, hingga audit internal. Tulisan ini membahas cara menata alur antar lokasi dengan pencatatan yang konsisten agar stok per lokasi akurat, mudah ditelusuri, dan cepat direkonsiliasi.
peta masalah umum pada mutasi antar lokasi
Di lapangan, mutasi sering dianggap sekadar pemindahan barang sehingga pencatatannya ditunda atau digabung dengan transaksi lain. Akibatnya, saldo per lokasi menjadi tidak akurat dan tim operasional kesulitan membuktikan kapan barang keluar, tiba di tujuan, atau siapa yang mengonfirmasi.
Beberapa pola selisih biasanya berulang. Mengenali pola tersebut membantu Anda memperbaiki titik kendali tanpa merombak seluruh proses.
- Barang keluar dari lokasi A karena permintaan lokasi B, tetapi dokumen mutasi dibuat setelah pengiriman.
- Penerimaan di lokasi B tidak dicatat sebagai transaksi masuk, hanya dicatat sebagai “sudah sampai”.
- Perbedaan satuan (dus, pack, pcs) membuat kuantitas yang dicatat berbeda dengan yang dipindahkan.
- Mutasi lintas tanggal (misalnya kirim 30/01, terima 01/02) tidak punya aturan periode yang jelas.
- Barang transit ditaruh di area sementara, namun tetap dianggap sudah menjadi stok lokasi tujuan.
- Penamaan lokasi atau bin tidak konsisten, sehingga transaksi masuk tercatat ke lokasi yang salah.
Jika Anda melihat salah satu gejala di atas, fokus perbaikannya adalah membuat jejak transaksi yang lengkap: keluar dari asal, dalam perjalanan (jika perlu), lalu masuk ke tujuan. Di sinilah pencatatan berbasis kartu per item dan per lokasi berperan penting.
standarisasi alur mutasi berbasis dokumen dan titik kontrol
Alur yang baik tidak harus rumit, tetapi harus konsisten dan mudah diaudit. Untuk mutasi antar gudang, setiap perpindahan harus menghasilkan dua dampak stok: pengurangan di lokasi asal dan penambahan di lokasi tujuan dengan referensi dokumen yang sama.
Mulailah dengan menyepakati dokumen minimal dan penanggung jawab di tiap tahap. Pembagian peran sederhana cukup jika ada verifikasi fisik yang jelas.
- Permintaan mutasi: memicu kebutuhan, berisi item, kuantitas, lokasi asal-tujuan, dan tanggal rencana.
- Bukti pengeluaran: dibuat saat barang benar-benar keluar dari lokasi asal, ditandatangani petugas picking/dispatcher.
- Bukti penerimaan: dibuat saat barang benar-benar diterima di lokasi tujuan, termasuk catatan selisih atau kerusakan.
- Referensi nomor dokumen: satu nomor yang mengikat pengeluaran dan penerimaan agar mudah ditelusuri.
Untuk mencegah stok mengambang, tetapkan status yang tegas: diambil (keluar dari asal) tidak sama dengan diterima (masuk ke tujuan). Jika barang sering lewat kurir internal atau kendaraan antar cabang, pertimbangkan lokasi virtual “transit” agar barang tidak hilang di antara dua gudang.
Contoh sederhana: Gudang Jakarta mengirim 20 pcs komponen ke Gudang Bandung pada 30/01. Pada 30/01, saldo Jakarta harus berkurang saat barang keluar. Bandung baru bertambah saat penerimaan diverifikasi pada 01/02, dan selisih 1 pcs harus dicatat sebagai selisih penerimaan, bukan ditambal secara diam-diam.
praktik pencatatan kartu persediaan yang membuat stok per lokasi akurat
Pencatatan efektif dimulai dari unit terkecil yang bisa diaudit: per item dan per lokasi. Kartu persediaan menampilkan kronologi transaksi (masuk, keluar, mutasi, penyesuaian) beserta saldo berjalan, sehingga selisih bisa dilacak ke transaksi tertentu, bukan ditebak pada akhir bulan.
Agar kartu per item berguna untuk multi-lokasi, pastikan struktur datanya konsisten. Minimal, setiap baris transaksi memuat tanggal, nomor dokumen, jenis transaksi (mutasi keluar atau masuk), kuantitas, satuan, lokasi/bin, dan petugas.
Penting juga membuat aturan waktu pencatatan, terutama saat pengiriman dan penerimaan terjadi di tanggal berbeda atau melintasi periode tutup buku. Banyak tim tersandung karena tanggal dokumen mengikuti kapan sempat diinput, bukan kapan kejadian terjadi. Jika Anda perlu merapikan kebijakan penentuan tanggal dan periode transaksi, rujuk panduan cara menetapkan periode transaksi saat mengelola transaksi barang dan terapkan aturan yang sama di semua lokasi.
Selain waktu, konsistensi satuan sering menjadi sumber selisih yang diremehkan. Tetapkan satuan dasar (misalnya pcs) sebagai acuan saldo. Izinkan input satuan lain (dus atau pack) hanya jika ada konversi otomatis dengan faktor yang terkunci dan disetujui.
Terakhir, disiplinkan penggunaan referensi yang mengikat dua sisi mutasi. Saat membuka kartu item di lokasi asal, transaksi mutasi keluar harus bisa ditelusuri ke mutasi masuk di lokasi tujuan lewat nomor dokumen yang sama, sehingga investigasi selisih tidak memakan waktu lama.
rekonsiliasi rutin dan indikator kesehatan alur antar gudang
Setelah alur dan pencatatan rapi, Anda tetap perlu mekanisme deteksi dini agar masalah tidak menumpuk. Rekonsiliasi yang sering justru lebih ringan karena selisihnya kecil dan pelakunya mudah diingat.
Gunakan tiga indikator sederhana untuk memantau kesehatan proses. Indikator ini cocok untuk rapat operasional mingguan karena langsung mengarah ke tindakan.
- Mutasi “menggantung”: jumlah dokumen yang sudah keluar dari asal tetapi belum diterima di tujuan melewati SLA (misalnya 2 hari kerja).
- Selisih penerimaan: persentase dokumen dengan selisih kuantitas atau kualitas, termasuk penyebabnya.
- Akurasi saldo lokasi: hasil cycle count per lokasi/bin untuk item cepat bergerak (fast moving).
Cycle count sebaiknya diprioritaskan pada item yang paling sering dimutasi antar lokasi, bukan hanya item bernilai tinggi. Misalnya, bahan kemasan atau spare part kecil sering menjadi sumber selisih karena mudah tercecer dan dianggap “murah”, padahal dampaknya besar pada kelancaran produksi atau pemenuhan pesanan.
Jika ditemukan selisih, biasakan investigasi berbasis urutan transaksi: cek dokumen, cek kartu per item per lokasi, lalu cocokkan dengan bukti fisik (tanda terima, foto seal, atau catatan QC). Dengan pola ini, koreksi stok menjadi langkah terakhir yang terkontrol, bukan refleks pertama.
Dengan alur mutasi yang distandarkan, pencatatan yang konsisten, dan rekonsiliasi yang ringan namun rutin, stok per lokasi menjadi lebih akurat dan keputusan operasional terasa lebih tenang.
Jika diperlukan, jadwalkan evaluasi singkat mingguan untuk meninjau transaksi tertunda dan memperbaiki hambatan proses.
Cari solusi pencatatan stok multi-gudang yang sederhana. Cek KartuStok