Pernah merasa stok di sistem terlihat aman, tapi di rak ternyata kosong? Uji coba terencana sebelum memilih sistem persediaan bisa menghemat waktu. Ini juga mencegah selisih stok dan membantu tim cepat terbiasa tanpa mengganggu operasional.
Siapkan skenario uji coba yang mencerminkan kerja harian
Sebelum menekan tombol apa pun, tentukan dulu seperti apa hari normal di toko atau gudang Anda. Uji coba yang efektif fokus pada alur kerja penting, bukan mencoba semua fitur sekaligus.
Buat peta proses sederhana: penerimaan barang, penjualan, penyesuaian, dan pembuatan laporan stok. Jika ada dua lokasi, misalnya toko dan gudang, sertakan juga skenario transfer antar lokasi dari awal.
Siapkan data contoh yang realistis, bukan data rapi hasil suntingan. Gunakan 30–50 SKU yang mencakup variasi ukuran/warna, barang cepat laku, barang musiman, dan beberapa item yang sering retur.
- Transaksi masuk: penerimaan dari pemasok, sebagian diterima dulu, sisanya menyusul.
- Transaksi keluar: penjualan tunai, pesanan marketplace, dan pengambilan untuk display.
- Penyesuaian: barang rusak, hilang, atau salah hitung saat stock opname.
- Harga & satuan: satu produk punya lebih dari satu satuan (dus dan pcs).
- Barcode: sebagian ada barcode, sebagian belum.
Terakhir, tetapkan metrik keberhasilan yang bisa terukur dalam 1–2 minggu. Contohnya: waktu input penerimaan turun 30%, selisih stok berkurang, atau laporan stok akhir hari keluar tanpa rekap manual.
Uji fitur inti dengan data nyata, lalu cari titik rawan
Setelah skenario siap, jalankan uji coba seolah-olah Anda sedang bekerja sehari-hari. Idealnya gunakan data transaksi nyata dari 1–3 hari terakhir, lalu replikasi alurnya agar hasil sistem bisa dibandingkan dengan catatan yang ada.
Mulai dari proses yang paling sering dilakukan: penerimaan dan penjualan. Perhatikan apakah aplikasi mendukung hal kecil yang biasa membuat tim terhambat, seperti pencarian produk cepat, input kuantitas minim klik, dan penanganan barang dengan nama mirip.
Berikut area yang sering menyebabkan selisih stok dan perlu diuji dengan sengaja:
- Stok negatif: apakah sistem mencegahnya atau mengizinkan, dan bagaimana pencatatannya.
- Retur: retur penjualan dan retur ke pemasok, termasuk pengaruhnya terhadap stok dan nilai persediaan.
- Batch/expired: bila Anda menjual makanan, kosmetik, atau obat bebas, pastikan pencatatan masa kedaluwarsa masuk akal.
- Multi gudang: stok per lokasi, transfer, dan siapa yang berwenang menyetujui.
- Hak akses: batasan jelas untuk staf kasir, staf gudang, dan admin.
Jika tujuan Anda juga mengurangi risiko kehabisan barang, kaitkan uji coba dengan pola restock. Anda bisa memakai artikel tentang cara mengurangi kehabisan stok dengan sistem terintegrasi sebagai referensi untuk menguji apakah notifikasi minimum stok dan perencanaan pembelian terasa realistis di lapangan.
Jangan lupa memeriksa kualitas laporan. Minimal Anda perlu laporan stok per SKU, pergerakan stok (kartu stok), dan ringkasan penjualan yang bisa difilter per periode. Laporan ini biasanya dipakai untuk keputusan reorder dan evaluasi barang laku.
Validasi integrasi, kesiapan tim, dan rencana migrasi
Banyak implementasi tersendat bukan karena fiturnya kurang, melainkan karena ekosistem belum siap. Saat uji coba, buktikan bahwa aplikasi bisa terhubung dengan cara kerja tim dan sistem lain yang sudah dipakai.
Periksa perangkat dan koneksi di kondisi sebenarnya: Wi-Fi yang kadang turun, penggunaan ponsel di gudang, atau pemindaian barcode dengan kamera berkualitas berbeda-beda.
Jika Anda memakai POS, marketplace, atau perangkat akuntansi, cek opsi integrasinya dan stabilitas sinkronisasi. Bila integrasi penuh belum tersedia, pakai solusi sementara seperti impor-ekspor harian dengan format konsisten dan audit trail.
Lalu uji dari sisi pengguna. Minta 1–2 orang yang akan memakai sistem setiap hari untuk melakukan tugas mereka, jangan biarkan Anda yang mengetik semua data.
Agar penilaian lebih objektif, gunakan checklist singkat berbasis pertanyaan:
- Apakah pengguna baru bisa melakukan penerimaan barang tanpa pendampingan setelah 1–2 kali mencoba?
- Apakah ada langkah yang sering salah klik atau membingungkan?
- Apakah sistem punya jejak perubahan (siapa mengubah apa dan kapan) untuk koreksi selisih?
- Berapa lama proses stock opname kecil (misalnya 20 SKU) dibanding cara lama?
- Apakah ekspor data mudah dibaca untuk rekonsiliasi dan backup?
Terakhir, rencanakan migrasi dengan mengurangi risiko. Pendekatan bertahap biasanya aman: mulai dari satu lokasi atau satu kategori produk, jalankan paralel 1–2 minggu, lalu pindah penuh setelah stok dan laporan konsisten.
Pastikan juga ada rencana putar balik jika terjadi masalah, misalnya tetap menyimpan catatan stok awal, backup data, dan prosedur koreksi bila ada transaksi ganda selama masa paralel.
Dengan skenario uji yang realistis, pengujian titik rawan, dan validasi kesiapan tim, Anda bisa memilih sistem persediaan berdasarkan bukti, bukan janji fitur.
Catat hasil uji selama seminggu agar keputusan Anda lebih tenang dan mudah dipertanggungjawabkan.
Pelajari lebih lanjut: Kunjungi KartuStok