Lonjakan pesanan saat promo sering membuat tim operasional kewalahan karena angka stok barang online di marketplace, website, dan gudang tidak pernah benar-benar sama. Ketika data tidak sinkron, proses picking meleset, barang yang sebenarnya habis tetap terjual, dan pengiriman jadi tertunda. Dengan memahami cara kerja sinkronisasi stok dan menerapkan alur yang tepat, Anda bisa memangkas waktu proses, menurunkan pembatalan, dan menjaga pengalaman pelanggan tetap konsisten.
Masalah utama: stok tersebar dan berubah lebih cepat daripada pencatatan
Di toko online, stok berubah setiap detik karena beberapa pemicu sekaligus: pesanan masuk, retur diproses, barang dipindah rak, dan penyesuaian. Jika tiap kanal menyimpan angka sendiri, tampilan stok hanyalah perkiraan, bukan kondisi operasional. Akibatnya, tim gudang sering harus cek manual sebelum mengemas, dan ini menambah waktu per pesanan.
Contoh sederhana: satu SKU kaus hitam ukuran M tersisa 3 di rak. Dua pesanan masuk hampir bersamaan dari marketplace A dan website, lalu admin membuat pesanan manual untuk reseller, sementara marketplace B belum ter-update. Tanpa sinkronisasi rapi, sistem bisa menampilkan 3 atau 5, padahal fisiknya tinggal 1, sehingga keputusan picking jadi taruhan.
- Overselling: pesanan terjual saat stok fisik tidak ada, memicu pembatalan dan penalti performa toko.
- Underselling: stok sebenarnya ada, tetapi kanal menampilkan habis sehingga kesempatan penjualan hilang.
- Lead time membengkak: staf menunggu konfirmasi stok, menunda packing dan pickup kurir.
- Biaya tersembunyi: lembur, salah kirim, dan ongkos retur akibat picking yang terburu-buru.
Cara kerja sinkronisasi stok dari order hingga barang keluar gudang
Sinkronisasi stok yang efektif dimulai dari satu sumber kebenaran (single source of truth) yang menjadi acuan untuk semua kanal penjualan. Kanal tidak lagi menyimpan kebenaran final, melainkan menampilkan hasil hitung dari data pusat yang sudah mempertimbangkan pesanan, reservasi, dan penyesuaian. Saat transaksi terjadi, pembaruan mengalir otomatis ke kanal lain.
Ada beberapa lapisan data yang perlu dibedakan agar tidak terjadi salah tafsir. Stok fisik adalah jumlah barang nyata di lokasi, sedangkan stok tersedia (available) adalah jumlah yang boleh dijual setelah dikurangi reservasi untuk pesanan belum dipenuhi. Di bisnis yang mulai ramai, membedakan keduanya membantu menghindari konflik antara tim CS yang ingin cepat konfirmasi dan tim gudang yang butuh kepastian.
Alur yang umum mempercepat pengiriman seperti ini: order masuk lalu sistem membuat reservasi stok; gudang menerima daftar picking prioritas; barang dipindai saat diambil dan saat dikemas; kemudian stok di semua kanal langsung berkurang. Jika ada pembayaran tertunda atau pembatalan, reservasi dilepas sesuai aturan, sehingga barang kembali tersedia tanpa rekap manual.
- Reservasi otomatis untuk menahan stok saat pesanan valid, mengurangi risiko double-selling.
- Scanning barcode untuk meminimalkan salah ambil SKU dan mempercepat verifikasi.
- Status pesanan terstandar agar tim tahu kapan stok dikunci, dilepas, atau disesuaikan.
- Update near real-time ke kanal penjualan sehingga angka stok yang tampil lebih dapat dipercaya.
Yang sering terlewat adalah aturan kapan stok dianggap berkurang: saat checkout, saat pembayaran, atau saat packing. Untuk Indonesia, praktiknya banyak dipengaruhi metode pembayaran (COD vs non-COD) dan SLA pickup kurir. Oleh karena itu, aturan reservasi sebaiknya menyesuaikan risiko terbesar Anda, apakah pembatalan tinggi atau overselling yang lebih merugikan.
Praktik terbaik agar sinkronisasi mempercepat proses
Sinkronisasi baru terasa manfaatnya jika data gudang dan kebiasaan kerja tim rapi. Mulailah dengan penamaan SKU yang konsisten, karena perbedaan satu karakter bisa membuat sistem menganggap barang sama sebagai SKU berbeda. Lalu pastikan setiap pergerakan stok memiliki jejak, minimal lewat transaksi masuk, keluar, dan penyesuaian.
Atur gudang dengan lokasi (bin/rak) yang jelas supaya picking tidak bergantung pada ingatan. Untuk SKU fast-moving, tempatkan di area dekat packing dan gunakan metode batch picking agar beberapa pesanan diambil sekaligus, lalu dipisah saat pengepakan. Kombinasi lokasi yang konsisten dan batch picking biasanya memangkas perjalanan bolak-balik yang menyita waktu.
Tetapkan jadwal dan aturan stock opname yang realistis. Banyak tim melakukan opname besar bulanan dan membiarkan selisih menumpuk selama 30 hari; akibatnya sinkronisasi digital jadi tidak dipercaya. Lebih aman lakukan cycle count mingguan untuk SKU prioritas, sehingga koreksi kecil bisa dilakukan cepat dan dampaknya ke pengiriman minim.
Untuk menurunkan risiko kehabisan stok sekaligus menekan biaya akibat pembatalan, selaraskan sinkronisasi dengan kebijakan safety stock dan reorder point yang terukur; pembahasan praktiknya dirangkum di panduan tentang mengurangi kehabisan stok dan biaya operasional. Setelah parameter ini berjalan, tim pembelian tidak lagi mengandalkan firasat, melainkan sinyal stok yang lebih bersih.
- Standarkan SKU (warna, ukuran, varian) dan hindari duplikasi kode antar kanal.
- Gunakan status yang disiplin untuk pesanan batal, retur, dan pesanan menunggu pembayaran.
- Terbitkan aturan penyesuaian agar selisih stok tidak diselesaikan tanpa catatan penyebab.
- Mulai dari SKU utama untuk cycle count, lalu perluas setelah ritme tim terbentuk.
- Audit integrasi saat menambah kanal baru, agar mapping produk dan gudang tidak terpecah.
Jika tim Anda menjalankan lebih dari satu gudang atau menitip stok di 3PL, manfaat sinkronisasi semakin besar, tetapi disiplin datanya harus meningkat. Tetapkan gudang yang melayani kanal tertentu, atau gunakan aturan pemenuhan otomatis berdasarkan kedekatan lokasi dan kapasitas harian. Dengan begitu, sistem tidak hanya menyamakan angka stok tetapi juga mengarahkan pesanan ke jalur pengiriman tercepat.
Pada akhirnya, sinkronisasi stok yang benar bukan sekadar menyamakan angka, melainkan menyatukan cara kerja order, reservasi, picking, dan pembaruan kanal. Saat data bergerak rapi, tim gudang bekerja lebih tenang, pesanan lebih cepat keluar, dan pelanggan menerima paket tanpa drama.
Pilih satu proses yang paling sering memicu keterlambatan, lalu rapikan data dan aturannya sebelum memperluas ke semua kanal.
Pelajari lebih lanjut: Kunjungi KartuStok