Stok di gudang pusat terlihat aman, tetapi pesanan tetap gagal dipenuhi karena cabang kehabisan barang. Biasanya ini bukan karena tim kurang bekerja, melainkan karena data, aturan, dan kebiasaan operasional antar lokasi belum selaras. Artikel ini merangkum lima langkah yang bisa Anda terapkan agar angka stok antar gudang, toko, dan marketplace lebih konsisten dalam manajemen stok multi lokasi, sehingga keputusan pembelian, penempatan barang, dan pemenuhan pesanan jadi lebih cepat dan akurat.
Samakan definisi data dan identitas setiap lokasi
Multi lokasi sering kacau karena hal sederhana: satu barang punya lebih dari satu nama, satu lokasi punya beberapa kode, atau transaksi dipahami berbeda oleh orang berbeda. Jadi langkah awal bukan soal memilih alat, melainkan menyamakan bahasa operasional di semua titik.
- Standarkan master data SKU, satuan, dan varian. Pastikan setiap barang punya SKU unik dan konsisten di gudang, toko, dan kanal online. Tetapkan aturan penamaan varian (warna, ukuran, paket) dan pastikan satuan tidak bercampur, misalnya ‘pcs’ versus ‘box’ dengan konversi jelas.
- Definisikan struktur lokasi dan peran stok. Buat daftar lokasi yang disepakati: gudang pusat, gudang transit, toko A, toko B, atau rak khusus retur. Tentukan mana yang “available”, “reserved” (untuk pesanan terbayar), dan “damaged/hold” supaya laporan tidak mencampur stok yang belum bisa dijual.
Contoh: jika “Gudang Jakarta” kadang disebut “JKT WH” dan kadang “GJKT”, perpindahan barang terlihat seperti pengeluaran tanpa tujuan. Setelah kode diseragamkan, jejak mutasi lebih mudah diaudit dan tim bisa menelusuri selisih tanpa debat definisi.
Tetapkan aturan mutasi dan waktu pembaruan yang tegas
Setelah data dasar rapi, berikutnya adalah mengatur pergerakan barang antar lokasi yang sering terjadi di luar sistem. Penyelarasan lebih stabil bila setiap perpindahan punya aturan, bukti, dan titik pencatatan yang jelas.
- Buat SOP mutasi yang sederhana tetapi tidak bisa ditawar. Setiap perpindahan harus punya nomor referensi dan status: diproses, dikirim, diterima. Tentukan kapan stok berkurang di lokasi asal dan kapan bertambah di tujuan, lalu latih tim untuk selalu menutup transaksi sampai status “diterima”.
Di Indonesia, operasional sering melibatkan kurir internal atau pengiriman antarkota yang memakan 1–3 hari. Untuk mencegah stok ganda, gunakan konsep in transit: barang sudah keluar dari lokasi asal tetapi belum dianggap tersedia di lokasi tujuan sampai diterima.
Jika Anda sedang menilai sistem, lakukan uji coba terukur agar SOP mutasi dan pembaruan stok cocok dengan ritme harian tim. Panduan uji coba aplikasi stok sebelum dipakai penuh bisa membantu menetapkan skenario pengujian yang realistis.
Kendalikan ketersediaan dan lakukan kontrol rutin yang ringan
Sinkronisasi tidak selesai saat data dan SOP sudah ditulis, karena kondisi lapangan selalu berubah: promo mendadak, retur meningkat, barang rusak, atau perbedaan cara picking. Dua langkah terakhir fokus pada kontrol yang menjaga akurasi tanpa membebani operasional.
- Terapkan aturan ketersediaan dan titik pesan ulang per lokasi. Tetapkan reorder point berdasarkan lead time pemasok, kecepatan jual, dan kapasitas tiap lokasi. Pisahkan “stok tampil” untuk marketplace dari stok fisik; gunakan alokasi (reserved) saat pesanan masuk agar tidak terjadi overselling, terutama jika satu SKU dijual di banyak kanal.
- Lakukan cycle count terjadwal, lalu fokus ke akar masalah. Alih-alih stok opname besar yang mengganggu, hitung sebagian SKU setiap hari atau minggu berdasarkan prioritas: barang cepat laku, bernilai tinggi, atau sering selisih. Setelah koreksi, catat penyebabnya: salah satuan, salah lokasi rak, mutasi belum diterima, retur belum diproses, atau barang dipakai internal tanpa pencatatan.
Contoh umum: toko menerima barang tetapi tim langsung memajang tanpa menutup penerimaan di sistem. Laporan kemudian menunjukkan stok cabang nol sementara gudang pusat sudah berkurang. Cycle count yang rapi akan menemukan pola ini dalam minggu pertama, lalu perbaikannya cukup dengan aturan “barang baru tidak boleh dipajang sebelum status diterima”.
Untuk menjaga disiplin tanpa memperlambat kerja, tetapkan tiga metrik sederhana: akurasi stok (selisih sistem vs fisik), ketepatan penerimaan mutasi (persentase yang ditutup tepat waktu), dan tingkat backorder/oversell per kanal. Metrik ini lebih berguna daripada laporan panjang karena langsung mengarahkan tindakan di lantai operasional.
Pada akhirnya, penyelarasan stok multi lokasi adalah gabungan keputusan berdasarkan data, kebiasaan tim, dan kontrol yang konsisten. Dengan lima langkah ini, Anda bisa mengurangi selisih, menekan pembelian darurat, dan membuat pemenuhan pesanan lebih stabil meski jumlah lokasi bertambah.
Jika perlu, jadwalkan satu minggu untuk memetakan proses dan menguji perubahan kecil sebelum diterapkan ke semua lokasi.
Optimalkan operasi multi-gudang: KartuStok.com