Stok sering terlihat aman di satu gudang, lalu tiba-tiba “hilang” saat dipindahkan ke cabang lain atau ketika ada pesanan mendadak. Dengan cara penilaian yang tepat, Anda bisa memilih sistem yang menjaga akurasi lintas lokasi, mempercepat operasi, dan memangkas waktu investigasi selisih stok.
1) Petakan proses multi-lokasi dan prioritas masalah yang ingin diselesaikan
Sebelum menilai fitur, mulai dari kondisi operasional Anda: bagaimana barang masuk, disimpan, dipindah, diproses, dan keluar di tiap lokasi. Langkah ini mencegah keputusan yang hanya didasarkan pada demo menarik tetapi tidak cocok dengan alur kerja harian.
Buat peta singkat alur barang per lokasi, lalu tandai titik rawan seperti transfer antar gudang, retur, atau stok minimum yang sering terlambat terdeteksi. Dari situ tentukan metrik sukses yang jelas, misalnya akurasi stok per SKU, kecepatan stock opname, dan waktu pemrosesan picking.
Tetapkan 3–5 kebutuhan wajib untuk konteks multi-lokasi agar fokus, misalnya:
- Struktur lokasi bertingkat (gudang, zona, rak/bin) bila diperlukan.
- Transfer antar lokasi dengan jejak audit (siapa, kapan, dari mana, ke mana).
- Aturan stok minimum per lokasi (bukan hanya total perusahaan).
- Hak akses berdasarkan peran dan lokasi.
- Laporan per lokasi dan konsolidasi lintas lokasi.
Dengan daftar ini, Anda dapat menilai aplikasi secara konsisten, bukan hanya melihat fitur tambahan yang jarang dipakai.
2) Uji fitur inti: transaksi stok, transfer, dan akurasi saldo
Langkah kedua membuktikan bahwa sistem menghitung saldo dengan benar di skenario yang sering memicu selisih. Di praktik gudang Indonesia, selisih sering muncul karena pencatatan transfer tidak disiplin, satuan yang tidak konsisten, atau retur yang tidak mengikuti alur standar.
Uji aplikasi dengan data contoh kecil, misalnya 20 SKU, 2 lokasi, dan 1 gudang pusat. Jalankan skenario realistis: pembelian masuk, penjualan keluar, transfer antar lokasi, lalu retur dari pelanggan ke lokasi tertentu.
Perhatikan aspek teknis yang kerap membedakan kualitas:
- Apakah transfer stok bisa bertahap (dikirim dari gudang A, diterima di gudang B) sehingga status “in transit” tercatat jelas.
- Apakah ada penomoran dokumen (mis. nomor transfer) yang konsisten untuk rekonsiliasi.
- Apakah penyesuaian stok (adjustment) wajib menyertakan alasan dan menyimpan histori.
- Apakah sistem menangani multi-satuan (dus ke pcs) dengan konversi yang tetap.
Jika aplikasi hanya mendukung pemindahan instan tanpa status pengiriman dan penerimaan, Anda kehilangan visibilitas saat transfer bersamaan dengan penjualan atau penerimaan barang.
3) Verifikasi kontrol, pelaporan, dan kesiapan audit operasional
Setelah transaksi dasar lolos, pastikan kontrol internal dan pelaporan mendukung keputusan operasional. Hal ini penting untuk manajer gudang yang harus menjelaskan pergerakan stok saat ada selisih atau komplain pelanggan.
Mulai dari kontrol akses: idealnya admin bisa membatasi siapa yang membuat transfer, siapa yang melakukan adjustment, dan siapa yang hanya melihat laporan untuk lokasi tertentu. Jejak audit yang baik menampilkan pengguna, waktu, perubahan nilai, dan referensi dokumen pada setiap transaksi.
Periksa laporan yang relevan untuk multi-lokasi, seperti stok per lokasi, umur persediaan (aging), kartu stok per SKU, serta mutasi yang dapat difilter per periode. Jika Anda ingin merapikan alur antar lokasi, panduan seperti panduan alur gudang antar lokasi dengan kartu persediaan membantu menilai apakah laporan aplikasi sudah memadai untuk kontrol harian.
Terakhir, uji stock opname: apakah aplikasi mendukung cycle count per lokasi atau per rak/bin, mampu mengunci transaksi saat opname, dan mencatat selisih beserta penyebabnya. Banyak bisnis lebih realistis menjalankan cycle count rutin daripada opname total yang mengganggu operasional.
4) Nilai integrasi, biaya total, dan rencana implementasi yang realistis
Langkah keempat sering menentukan apakah solusi bertahan lebih dari tiga bulan setelah go-live. Aplikasi yang fiturnya lengkap bisa gagal jika integrasi, biaya total, atau proses implementasinya melebihi kapasitas tim Anda.
Periksa integrasi yang benar-benar Anda pakai: POS, marketplace, akuntansi, atau sistem pengiriman. Jika integrasi belum tersedia, tanyakan mekanisme ekspor-impor data (CSV/Excel), API, serta cara menangani duplikasi SKU dan pemetaan satuan, karena masalah ini sering menyebabkan saldo tidak sinkron.
Hitung biaya total kepemilikan, bukan hanya langganan. Komponen yang perlu diperhitungkan meliputi:
- Biaya pengguna (admin, gudang, kasir) dan batas lokasi/gudang.
- Biaya implementasi, onboarding, atau pelatihan.
- Biaya perangkat keras pendukung (barcode scanner, label, printer) bila dibutuhkan.
- Biaya dukungan lanjutan dan SLA, terutama saat jam sibuk.
Susun rencana implementasi yang aman: mulai dari standarisasi SKU dan satuan, migrasi data bertahap, uji coba satu lokasi sebagai pilot, lalu perluasan. Mintalah simulasi timeline dan peran yang jelas agar operasional gudang tidak terganggu, misalnya jadwalkan cutover di luar jam pengiriman.
Jika Anda menjalankan kelima langkah di atas dengan data uji yang realistis dan kriteria yang tegas, pilihan aplikasi akan lebih objektif dan risiko selisih stok lintas lokasi dapat ditekan.
Luangkan 30 menit untuk menyiapkan data uji kecil sebelum menjadwalkan demo berikutnya.
Pelajari lebih lanjut dan mulai gratis. Kunjungi KartuStok