Bagi banyak perusahaan, angka stok di sistem yang tidak cocok dengan fisik di gudang bukan lagi kejadian langka, tetapi sumber risiko berulang. Kualitas aplikasi kartu stok — khususnya aspek keamanan, audit trail, dan kontrol peranan — menentukan apakah selisih stok dapat dilacak dan dicegah atau terus terjadi tanpa jejak. Artikel ini menjelaskan cara menilai ketiga aspek tersebut agar pemilihan sistem menjadi lebih terukur dan dapat dipertanggungjawabkan, sebagai bagian dari perbandingan aplikasi kartu stok.
Mengapa keamanan aplikasi kartu stok jadi isu tata kelola
Untuk fungsi audit dan TI, aplikasi kartu stok bukan sekadar alat operasional, melainkan bagian dari pengendalian internal yang memengaruhi laporan keuangan dan akurasi HPP. Ketika keamanan lemah, manipulasi stok atau penyalahgunaan akses sulit terdeteksi dan bukti bisa mengabur saat audit.
Saat menilai keamanan, beberapa aspek teknis perlu diuji secara sistematis:
- Model otentikasi: Apakah setiap pengguna punya kredensial unik dan dukungan kebijakan sandi kuat (panjang minimal, kombinasi karakter, masa kedaluwarsa)?
- Manajemen sesi: Apakah sistem memutus sesi yang menganggur (session timeout), terutama pada komputer bersama di area gudang?
- Enkripsi data: Untuk solusi web, pastikan koneksi pakai HTTPS dan data sensitif (misalnya harga pokok, margin) tidak dikirim tanpa perlindungan.
- Pemisahan lingkungan: Idealnya ada pemisahan jelas antara lingkungan uji dan produksi untuk mencegah data fiktif masuk ke sistem produksi.
Perusahaan yang menerapkan kerangka pengendalian internal seperti COSO biasanya menilai apakah fitur keamanan mendukung prinsip least privilege dan segregation of duties. Artinya, tidak semua orang boleh melihat atau mengubah data yang sama.
Audit trail: seberapa dalam jejak yang bisa Anda lihat?
Audit trail jadi fondasi saat tim audit menjawab pertanyaan sederhana: “Siapa mengubah apa, kapan, dan dari mana?” Kedalaman dan keterbacaan audit trail sering membedakan aplikasi administratif biasa dengan sistem yang siap untuk pemeriksaan internal maupun eksternal.
Beberapa kriteria audit trail yang harus diperiksa:
- Level pencatatan: Apakah hanya mencatat transaksi utama, atau juga perubahan master data seperti satuan, lokasi, harga dasar, dan akun GL terkait?
- Detail per entri: Jejak ideal memuat tanggal, jam, user ID, jenis aksi (tambah, ubah, hapus), nilai lama dan baru, serta titik akses (IP atau perangkat bila memungkinkan).
- Immutable log: Audit trail tidak boleh bisa diedit atau dihapus oleh pengguna biasa; setidaknya hanya bisa diarsipkan dengan pengawasan dan tercatat lagi.
- Fitur penelusuran: Log yang bisa difilter berdasarkan item, lokasi, user, atau rentang tanggal sangat membantu investigasi selisih.
Contoh praktis: bila terjadi selisih stok untuk item di satu cabang, auditor perlu menelusuri perubahan satuan konversi, perpindahan lokasi tanpa dokumen, atau penyesuaian manual tanpa alasan. Tanpa audit trail yang rapi, investigasi berakhir pada asumsi, bukan bukti.
Pengalaman tim audit di Indonesia menunjukkan selisih stok sering terkait kelemahan proses dan kurangnya visibilitas log. Kajian seperti penyebab stok hilang meski sudah memakai solusi kartu stok online biasanya menyoroti bagaimana log yang dangkal mempersulit analisis akar masalah.
Kontrol peranan: memastikan tanggung jawab jelas dan terukur
Kontrol peranan (role-based access control/RBAC) menghubungkan proses bisnis dengan aplikasi. Tanpa desain peran yang tepat, fungsi penerimaan, penyimpanan, dan pengeluaran dapat tumpang tindih dan membuka celah kecurangan.
Saat membandingkan aplikasi kartu stok, periksa apakah sistem mendukung hal-hal berikut:
- Peran granular: Dapatkah Anda membedakan hak untuk melihat harga, mengedit kuantitas, mengunci periode, atau menyetujui penyesuaian stok?
- Template per jabatan: Adanya template peran untuk petugas gudang, supervisor, tim akuntansi, dan TI memudahkan penerapan standar akses antar cabang.
- Pemisahan fungsi: Orang yang membuat permintaan penyesuaian sebaiknya berbeda dengan yang menyetujui dan yang memposting ke akuntansi.
- Log perubahan peran: Setiap perubahan hak akses perlu tercatat, karena eskalasi hak sementara seringkali tidak diturunkan kembali tanpa pengawasan.
Contoh: di sebuah pabrik, “Petugas Gudang” hanya memasukkan hasil stok opname dan mengajukan penyesuaian. Validasi selisih menjadi tanggung jawab “Supervisor Gudang”, sedangkan “Tim Akuntansi” memutuskan dampak penyesuaian terhadap beban selisih atau koreksi pencatatan. Aplikasi yang baik mendukung alur ini secara eksplisit, bukan bergantung pada prosedur lisan.
Dari sudut pandang TI, kemampuan menyalin role antar cabang dan meninjau hak akses berkala (access review) penting agar konfigurasi konsisten sesuai kebijakan perusahaan. Ini relevan untuk perusahaan dengan banyak gudang atau outlet di berbagai kota di Indonesia.
Menghubungkan tiga aspek: kerangka penilaian yang bisa dipraktikkan
Keamanan, audit trail, dan kontrol peranan saling terkait. Dalam evaluasi aplikasi kartu stok, ketiganya sebaiknya digabungkan dalam kerangka penilaian terstruktur agar tim audit, TI, dan operasional berbicara dengan bahasa yang sama.
Salah satu pendekatan praktis adalah menyusun matriks penilaian sederhana yang memuat:
- Daftar kriteria per kategori: keamanan teknis, fungsi log, desain role, dan dukungan kebijakan perusahaan.
- Skala skor misalnya 1 sampai 5 untuk menilai “tidak tersedia” hingga “sangat baik dan terdokumentasi”.
- Bukti pendukung seperti tangkapan layar, hasil uji coba di lingkungan demo, atau dokumentasi fitur dari vendor.
- Catatan risiko yang menjelaskan potensi dampak jika kriteria tertentu belum terpenuhi, misalnya risiko kecurangan, kesalahan pencatatan, atau temuan audit berulang.
Tim bisa mulai dengan satu gudang sebagai pilot dan mensimulasikan beberapa skenario: stok opname dengan selisih besar, perubahan satuan barang, pemindahan antar lokasi, dan koreksi transaksi periode lalu. Tujuannya bukan hanya melihat apakah sistem mencatat transaksi, tetapi apakah jejak dan pengendalian cukup kuat untuk menjawab pertanyaan auditor di masa mendatang.
Dalam praktik di Indonesia, penilaian ini juga perlu memperhitungkan kesiapan pengguna lapangan, stabilitas infrastruktur internet (jika solusi berbasis cloud), serta rencana integrasi dengan sistem akuntansi atau ERP yang sudah ada. Kombinasi faktor teknis dan nonteknis inilah yang pada akhirnya menentukan apakah sistem stok benar-benar mendukung tata kelola yang baik, bukan sekadar menggantikan kartu stok kertas.
Meluangkan waktu untuk menilai ketiga aspek tersebut secara menyeluruh akan membantu organisasi memilih solusi pencatatan persediaan yang lebih selaras dengan kebutuhan pengendalian internal jangka panjang.
Pelajari kebijakan keamanan dan fitur kontrol di KartuStok.com