Banyak tim gudang merasa sudah “aman” begitu memakai aplikasi pencatatan stok berbasis cloud, tetapi beberapa bulan kemudian tetap kebingungan karena barang sering hilang di sistem maupun di rak. Jika ini terjadi di tempat Anda, masalahnya biasanya bukan hanya pada teknologinya, tetapi pada cara proses operasional berjalan di balik layar. Artikel ini membahas penyebab utamanya dan langkah praktis yang bisa Anda lakukan untuk memperbaikinya.
1. Data di sistem rapi, pergerakan fisik di gudang berantakan
Solusi kartu stok online hanya seakurat data yang dimasukkan. Jika alur fisik barang di gudang tidak selaras dengan alur di sistem, selisih stok hampir pasti muncul.
Contoh yang sering terjadi: barang sudah diterima secara fisik lalu langsung diletakkan di rak agar segera dikirim, sementara penerimaan di sistem baru dicatat beberapa jam kemudian atau keesokan hari. Di layar terlihat stok kosong, padahal barang sudah ada di rak.
Kebalikannya juga umum: barang sudah dipacking dan keluar dari gudang, tetapi status pengeluaran belum diinput. Di sistem stok masih tampak tersedia, padahal secara fisik habis. Ini membuat tim penjualan menerima pesanan yang tidak bisa dipenuhi.
Agar alur fisik dan sistem sejalan, susun aturan sederhana tapi tegas. Contohnya aturan tentang kapan barang boleh dipindah dan siapa yang bertanggung jawab mencatatnya.
- Setiap barang masuk harus di-scan atau dicatat di sistem sebelum boleh dipindah ke rak.
- Pengeluaran barang baru dianggap selesai setelah dokumen pengeluaran diinput dan diverifikasi.
- Setiap perpindahan antar rak atau antar gudang wajib tercatat sebagai transfer, bukan hanya “dipindah begitu saja”.
Jika perlu, sederhanakan layout gudang agar jalur pergerakan barang mengikuti urutan proses di sistem. Layout yang logis memudahkan staf baru memahami prosedur dan mengurangi lupa input.
2. Multi kanal dan multi gudang tidak tercermin dengan benar di sistem
Banyak bisnis di Indonesia menjual di beberapa kanal sekaligus: marketplace, website, toko fisik, reseller, dan lain-lain. Tanpa konfigurasi yang tepat, solusi kartu stok online akan mencampur semua pergerakan ini sehingga stok terlihat kacau.
Masalah klasiknya seperti ini. Stok marketplace diubah manual, stok di toko offline dicatat di Excel, sedangkan aplikasi stok online hanya dipakai untuk pesanan dari tim sales. Akhirnya tidak ada satu angka stok yang benar-benar bisa dipercaya.
Situasi serupa muncul jika perusahaan punya beberapa lokasi penyimpanan. Jika stok cabang dan gudang pusat digabung tanpa pembagian lokasi, Anda sulit mengetahui dari mana stok kosong terjadi. Di layar tampak ada stok total, padahal lokasi pengiriman tidak memiliki barang tersebut.
Beberapa langkah yang bisa membantu:
- Pastikan setiap lokasi penyimpanan (gudang pusat, cabang, konsinyasi, toko) punya kode gudang berbeda.
- Atur proses transfer stok antar gudang sebagai transaksi resmi di sistem, lengkap dengan tanggal dan penanggung jawab.
- Jika memungkinkan, integrasikan pencatatan stok dengan kanal penjualan utama agar pengurangan stok terjadi otomatis saat penjualan terjadi.
Panduan tentang manajemen stok multi gudang bisa membantu merapikan struktur data sebelum menuntut sistem bekerja lebih jauh.
3. Satuan, varian, dan penomoran tidak konsisten
Salah satu sumber kehilangan stok yang sulit dilacak adalah ketidakkonsistenan dalam mendefinisikan barang di sistem. Selisih kecil yang berulang bisa menjadi kerugian besar dari waktu ke waktu.
Contoh nyata: unit pembelian berbeda dengan unit penjualan. Supplier menjual per karton, Anda menjual per pcs, tetapi konversi di sistem tidak diatur dengan benar. Satu karton dianggap 10 pcs padahal seharusnya 12 pcs, sehingga setiap transaksi otomatis menciptakan kehilangan 2 pcs di sistem.
Masalah lain muncul saat penomoran SKU dan penamaan barang tidak baku. Tim pembelian membuat item baru bernama “Bolpoin Hitam”, sementara tim gudang sudah punya “Bolpoin Black”. Sistem menganggap dua kode berbeda, sehingga stok terlihat menipis di satu item dan berlebih di item lain, padahal secara fisik kedua kode itu barang yang sama.
Beberapa kebijakan praktis yang bisa diterapkan:
- Tetapkan satuan dasar (misalnya pcs) dan atur konversi yang baku dari dus, karton, pack, dan sebagainya.
- Gunakan format kode barang yang konsisten, misalnya [Kategori]-[Merk]-[Varian]-[Ukuran].
- Tunjuk satu pihak sebagai “admin master data” yang bertanggung jawab menyetujui pembuatan kode barang baru.
Untuk barang dengan banyak varian seperti warna dan ukuran, pastikan setiap kombinasi punya kode unik. Hindari mencampur varian dalam satu kode karena akan menyulitkan saat ada retur, penukaran, atau audit stok.
4. Proses pengendalian dan audit belum berjalan rutin
Teknologi membantu, tetapi tanpa kontrol berkala, selisih stok cenderung kembali. Di banyak perusahaan, audit stok hanya dilakukan menjelang tutup buku tahunan, yang terlalu jarang untuk mencegah masalah operasional sehari-hari.
Untuk gudang dengan perputaran cepat, gabungkan stock opname periodik dengan cycle count. Artinya ada jadwal hitung fisik sebagian item setiap minggu atau setiap hari, bukan menunggu satu kali hitung besar di akhir tahun.
Kelompokkan barang berdasarkan nilai atau risiko. Barang bernilai tinggi atau sering bermasalah dihitung lebih sering, misalnya mingguan. Barang berperputaran lambat bisa dihitung bulanan atau triwulanan.
Di luar itu, beberapa kontrol dasar yang sering terlewat tetapi berdampak besar:
- Hak akses aplikasi stok diatur ketat, misalnya pemisahan antara yang boleh membuat penyesuaian stok dan yang hanya boleh melihat laporan.
- Setiap penyesuaian stok (adjustment) wajib punya alasan tertulis, foto pendukung jika perlu, dan persetujuan atasan.
- Proses retur dari pelanggan dan retur ke supplier dibuat jelas alurnya, agar barang tidak “parkir” lama di area abu-abu tanpa status di sistem.
Jika selisih stok terus muncul meski sudah pakai solusi kartu stok online, sering kali jawabannya ada pada disiplin menjalankan kontrol sederhana ini, bukan pada fitur aplikasi yang kurang canggih.
Menyelaraskan sistem, proses, dan kebiasaan kerja memang tidak terjadi dalam semalam. Namun setiap perbaikan kecil di gudang hari ini akan mengurangi kejutan stockout dan selisih stok di laporan Anda beberapa bulan ke depan.
Bila langkah-langkah di atas mulai diterapkan secara konsisten, Anda akan lebih mudah menilai manfaat nyata dari penggunaan sistem pencatatan stok digital.
Aktifkan notifikasi stok rendah dan coba sekarang di KartuStok.com